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【完全ガイド】プレスリリースの書き方とコツ

プレスリリースマガジン編集部

プレスリリースはただ配信すれば良いというものではありません。
素晴らしい商品のプレスリリースでも一歩書き方を間違えてしまえば、メディアに取り上げられること、いや、読まれることもなくなってしまうでしょう…

メディアに取り上げられるためには、どのような注意点に気を付けて書けばよいのでしょうか?

ここでは、メディアをはじめ消費者にも分かりやすいプレスリリースの書き方のポイントをまとめました。奇をてらったプレスリリースは確かに目を引きますが、あくまでも基本を押さえた上での応用編。まずはプレスリリースの書き方の基本を押さえることが大切です。

基本を押さえたプレスリリースを継続して配信し企業の価値を高め、取材につながるきっかけを作りましょう。

この記事の目次

プレスリリースの役割とメリット

プレスリリースは企業が新しい活動を報道関係者に伝える「企業の公式文書」であり、プレスリリース配信は、メディアに情報を提供して企業の情報がニュース記事として取り上げられるようにする、広報の代表的手法です。

一方、「広告」は一般消費者にダイレクトに商品の良さやブランド価値を伝える役割がありますが、プレスリリースは第三者である報道機関を介し、客観的で正確な情報である「ニュース記事・取材記事」として一般消費者を含む社会全体に広く発信される役割があります。

つまり、プレスリリースは単に情報が拡散するだけでなく、メディアを経由することにより、一般社会全体から信頼や共感、支持を得やすくなるというメリットがあります。

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プレスリリースの基本構成

プレスリリースの一般的な構成は、以下のようになります。
(文字数や書き方の具体的なコツは後述の各ポイントをご覧ください。)

  • タイトル
  • 本文
    • 結論(どこの会社がいつ、何をした)
    • 結論の具体的説明
    • 会社概要
    • 画像
  • 問い合わせ先
  • 補足資料(あれば別途添付)

文体はシンプルに「ですます調」で書きましょう。
プレスリリースをもとに記事を書き起こす記者にとって「~でございます」「~しております」などの過剰な丁寧語や「いたします」といった謙譲語は読みにくく、プレスリリースには適しません。同様に「である調」の使用も好ましくはありません。

一般的に、「ですます調」のシンプルな丁寧語で書かれたプレスリリースの方がメディアからの印象が良いと言われています。マニュアルや説明書に書かれている文体をイメージすると分かりやすいでしょう。

メディアの目に留まる!プレスリリースタイトルの書き方3つのポイント

プレスリリースを書く上で一番時間をかけても良いぐらい重要なのがタイトルです。

1日にメディアに届くプレスリリースの数は数百から数千とも言われており、記者がプレスリリースを見るのにかける時間は1通数秒(数秒もかけていないかもしれません)。そのわずかな時間の中でいかにメディアの目に留まるタイトルをつけるかが重要になってきます。せっかく中身が良いプレスリリースでも、タイトルで目を引かなければ見られることもなくゴミ箱行きです。

以下は、タイトルを書く上で大切な3つのポイントとなります。

1.タイトルは本文完成後に作成する

タイトルはいわば本文全体の旨味をぎゅっと凝縮したエキスのようなもの。よって、タイトル作成は本文が完成した後に着手するのがおすすめです。タイトルは3種類ほど作成し、第三者による客観的な反応を参考にしてみるのも効果的です。

2.タイトルは30~50文字以内を目標に

プレスリリースを受信した人によって、表示される件名の文字数は異なりますが、平均すると書き出しの約20文字程度が勝負となります。プレスリリース配信サービスを利用しメール配信する場合は、あらかじめ「プレスリリース」の文言と「配信元企業名」が自動挿入されることが多いです。自社で作成したタイトルと重複するワードを使用しないように注意しましょう。

3.時流に乗ったキーワードを入れる

メディアの関心を惹くキャッチコピーとして、主に以下の要素が挙げられます。

  • 新規性・・・まだ知られていない新しい情報(新成分採用、新店オープン など)
  • 社会性・・・社会活動や時事用語に関するキーワード
  • 季節性・・・お正月、クリスマス、◯◯の日 などのキーワード

ただし、よりキャッチーに!目立つように!と思うがあまり、まったく根拠がないのに「世界初!」「業界初!」「日本一!」など付けてはいけません。誇張表現は、配信元企業の信用を損なうだけです。もちろん事実の場合は、その根拠や裏付けとなるデータをきちんと本文に記載しましょう。

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メディアの目に留まる!プレスリリース本文の書き方10のポイント

プレスリリースは、中学生が読んでも理解できる文章で書くのが理想的とも言われており、文章量や本文の構成についてもある程度のルールがあります。
以下は、本文を書く上で大切な10のポイントとなります。

1.A4用紙1~2枚程度の文章量にまとめる

一般的に、プレスリリースの適切な文章量はA4用紙1~2枚程度といわれています。
長すぎるプレスリリースは、読み手が文章を理解するまでに時間がかかるだけでなく、途中で読むのを止めてしまう恐れもあります。また、要点がぼやけ本当に伝えたいことが伝わらないなんてことも。
一方、短すぎるプレスリリースは、情報が伝わらないだけでなく発信者のやる気も伝わりません。

2.5W2H、結論を先に書き「結起承転」の構成にする

プレスリリースを途中で読むのをやめても理解できるように、本文は5W2H【Who(誰が)、When(いつ)、Where(どこで)、What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)、How much(いくらで)】を意識し、重要なこと(結論)から書き始め、後から修飾するような形(いわゆる逆三角形の形)で書いていくのが適切です。

一般的に文章の基本と言われている起承転結ではなく、結を最初に持ってくる結起承転の形にすることで、プレスリリースを途中で読むのをやめても内容が伝わるようになります。

3.提供開始日や発売日などの「日付」を記載する

プレスリリースは情報の鮮度が命といっても過言ではありません。商品やサービスの提供開始日や発売日などの日付を記載することは、読み手に「いつの情報のことなのか」というのを伝えるうえで非常に重要な情報になるので必ず記載しましょう。

4.補足情報となるURLを記載する

プレスリリース内にURLを記載することで自動リンクが張られるため、サイト誘導につながります。
(ドリームニュースの場合、本文の入力フォームに//、//が付いているリンクのみ、配信後に自動リンクが有効となります。)

ただし、プレスリリースからのリンクにSEO効果はありません。
数年前までは効果があったようですが、2013年にGoogleは、プレスリリースは一種の広告であり、リンクには被リンクの効果を無くすnofollowタグを付けるべきと発表しています。実際に、プレスリリース配信代行サイトに掲載されているプレスリリースのリンクには、nofollowタグが入っているところが多いです。

プレスリリースの本来の目的は、メディアに記事として取り上げられ、企業活動を多くの方に知ってもらうこと。決して検索エンジンの上位表示が第一目的とならないようにしましょう。

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5.具体的データで信憑性アップ!

「すごい●●」「素晴らしい●●」と聞いて、何がすごいのか何が素晴らしいのかが分かりますか?
「すごい」や「素晴らしい」といったあいまいな表現は避け「●%増加」や「●%向上」というように具体的データを数値に落とし込むことで、プレスリリースの信憑性が飛躍的にアップします。

6.情報に社会性や時事性の要素を記載する

メディアには、あっと驚くような目新しい情報や社会性・公共性の高い出来事や知識を世の中に対して発信する役割があります。そのため、プレスリリースには単純に商品やサービスの告知だけを事務的に記載するのではなく、それらがどのように社会に役立つのかといった情報(社会的要素)や時流に乗ったキーワードやネタ(時事的要素)を盛り込むことが重要とされています。

7.商品・サービスの開発背景や他社製品との違いを記載することでアピール!

新商品・新サービスの説明に加え、開発背景や他社製品との違いについても記載することでニュース性が向上します。記者に「おもしろい取り組みをしている企業だ。ニュース記事としてぜひ取り上げたい!」と感じてもらえるようアピールしましょう。 (ただし簡潔に)

8.企業の今後の展望や抱負を具体的に記載しよう

企業としての具体的な今後の展望や予定、抱負などを具体的に記載することで、企業認知の向上やメディアへのアピールにもつながります。ただしこの場合、「今後もスタッフ一同頑張ります」といった抽象的な挨拶文のみはやめましょう。サービスや商品の目標を記載しても良いでしょう。

9.画像の挿入や補足資料の添付で読み手の理解を促す

プレスリリース内に画像を入れた方が良いのですか?という質問をよく耳にします。答えはYESです。プレスリリース内に画像を入れて説明することで、メディアの目を引くと同時に、文字のみでは伝わらない商品のイメージを直感的に伝えることが可能です。ただし、写真には著作権や肖像権といった権利が発生しますので、利用には注意が必要です。

なお、前述したとおり、プレスリリースの適切な長さはA4用紙1枚~2枚程度です。長々と書いてもメディアには逆効果です。本文内で説明しきれなかった場合、資料を添付して補足しましょう。

しかし、資料を掲載するのはあくまでWEBサイト内でのお話。メールでプレスリリースを送る場合、資料を添付することは避けた方が無難です。
自分が添付ファイル付きのメールを受信したときを想像してみてください。おそらく、そのままゴミ箱に入れる方が多いのではないでしょうか。また、迷惑メールに振り分けられてしまったり、容量が大きすぎて受信できなかったり。それはプレスリリースを受け取っているメディアも同じです。

メールに資料を添付することはせずに、プレスリリース内に補足資料等を閲覧できるURLを記載し誘導するなど、受け取る相手方に立った配信をしましょう。

10.問い合わせ先は必ず記載する

プレスリリースの文末等に、読み手がすぐ連絡を取れるように企業名、部署、担当者名、電話番号、FAX番号、Emailアドレス等のお問い合わせ先を記載することも重要です。よくお問合せ先がEmailアドレスやお問い合わせフォームのみの企業を見かけますが、できることなら電話番号も記載したほうが良いです。

記者の方にお話を聞いたところ、Emailアドレスやお問い合わせフォームだと連絡が取れるまでタイムラグがあるので、すぐ連絡が取れる電話番号の方が嬉しいとのことでした。また、会社概要を記載することでプレスリリースの信用性の向上につながりますので必ず記載しましょう。

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プレスリリースにはNG!?避けるべき4つの表現

1.広告的な表現は使わない

プレスリリースを書く上で、嘘は絶対にいけません。
プレスリリースを受け取ったメディアからの信用を失うだけでなく、企業の社会的信用を失いかねません。

また、広告的な表現もおすすめできません。プレスリリースはチラシや広告とは違います。あからさまな宣伝文句はかえって逆効果になってしまうでしょう。

プレスリリースは企業の公式文書です。事実を過不足なく記載し、企業価値を損なわないようなプレスリリースを作成してください。

2.根拠のない最上級表現・誇張表現は使わない

プレスリリースにインパクトを与えようと事実に反して「日本初」「業界NO.1」といった根拠のない最上級表現や誇張表現を使用するのは絶対にやめましょう。(もちろん、根拠を明記した上で記載するのは問題ありません。)場合によっては景品表示法違反や優良誤認表示などの法令違反と認定されるリスクもあります。十分に気をつけましょう。

3.専門用語・業界用語は使わない

次によくありがちなのが、プレスリリースの中に専門用語や業界用語を多用しているケースです。書いている方はその分野の方なので専門用語の意味は分かると思いますが、はたして他部署の方は理解できるでしょうか。

また、プレスリリースを受け取るメディアは専門の人だから大丈夫という声もありますが、受け取った全ての方が専門用語を理解できるとは限りません。それならば、専門用語は使わず誰でも分かる言葉に言い換えるか、使用する場合は説明文を追記したほうが親切です。

4.略語は使わない

略語の「PC」ひとつとっても、パソコン、警察のパトカー、ゲームのプレイヤーキャラクターなど人によって想像する言葉はさまざまです。もちろん、前後の文脈からある程度のことは想像できるとしても、業界用語の略語となると想像すら難しく、文章全体を理解することができなくなります。

プレスリリースは「企業の公式文書」なので、安易に略語を使用することはやめておきましょう。ただし、正式名称が長すぎるなどの理由で略語を使用する場合は、「プレイヤーキャラクター(以下:PC)」とするか、「PC(※1)」と記載した上で、別途脚注として正式名称や説明文を記載しましょう。

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ミスを防止!配信前に確認すべき3つのポイント

ほとんどのプレスリリース配信代行サイトでは、あらかじめ複数のニュースサイトと提携していて、プレスリリースが配信されると同時に各サイトにもニュースが転載される仕組みになっています。
配信企業にとってこの仕組みは大きなメリットですが、一方で、企業の公式文書として情報が一斉に世間に露出した後にプレスリリース内にミスが発覚した場合は大きな問題になります。

また、仮に元のサイトのプレスリリース情報を消去しても、すでにtwitterやFacebookといったソーシャルメディアで拡散されたり、検索エンジンのキャッシュとして残ってしまった後では手遅れに。1度WEB上に公開された情報を全て消去することはほぼ不可能であるというリスクを知った上で、配信前には以下の点について確認しておきましょう。

1.誤字脱字・漢字の変換ミスを確認する

パソコンを使って文章を手軽に作成できる一方で、起こりやすいのが漢字の変換ミス。実際にドリームニュースに寄せられた修理理由のランキングの第1位はケアレスミスや変換間違いによる「誤字」でした。

読み手は前後の文脈から「おそらく誤字だろう」と想像できるかもしれませんが、あくまでもプレスリリースは企業の公式文書であり、公式発表ではミスは許されません。同様に、誤字・脱字にも気をつけましょう。

書き手本人ではなかなか気づくことが困難なミスは、第3者に読んでもらうことで発見しやすくなります。また、文章作成ツールを活用して誤字・脱字を発見したり、校正をサポートしてもらうこともおすすめです。これらのツールを上手に使いこなすことでケアレスミスを防ぐことができるでしょう。以下のコラムをご覧ください。

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2.用語・表記を統一する

プレスリリースを基に記事を書き起こすメディアにとって、「税込」「税込み」のように用字・用語の表記が統一されていない文章は非常にやっかいです。
表記の統一についてはその他に、数字(1種類/一種類)や外来語(ウェディングドレス/ウエディングドレス)の表記の違い、送り仮名の有無(売上/売り上げ)などがあります。

報道における正しい文章表記を確認したいときには、日本で多くの記者・報道関係者が使用しているという「記者ハンドブック 新聞用字用語集」(編著者:一般社団法人共同通信社)を参考することをおすすめします。

3.他社企業など関係各所への事前確認・許可をとる

プレスリリース内に取引先や共同事業を行う第三者の記載がある場合は、特にプレスリリース原稿の事前確認が不可欠です。相手方の許可なしにプレスリリースを配信してしまうと、後に重大なトラブルが生じる可能性があります。プレスリリース内容と配信予定日時(情報解禁日)について、必ず確認を行った上で配信しましょう。共同プレスリリースを行う際も同様の注意が必要です。

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プレスリリースとして配信できる内容とは?

上記では、プレスリリースの具体的な書き方のポイントについて解説しましたが、一方で「プレスリリースとして配信できるネタやテーマを知る」ということも同じくらい大切です。
ここではプレスリリースとは似て非なる文書やプレスリリースとして配信できるネタについて解説します。

1.プレスリリース≠「お知らせ」ではない!

プレスリリースは「企業の公式文書」ですが、なんでもかんでも自由に言いたいことを発信するツールではありません。「お知らせ」や「ニュースレター」はプレスリリースとは異なります。

今ここで「なぜ?」「その違いが分からない」と思った方は、ぜひその疑問を解消しておきましょう。
それを知らずに、不適切な情報をプレスリリースとしてメディアに配信し続けることは、広報活動にはマイナスとなってしまいます。

そもそもプレスリリースとは何か、プレスリリースと呼べない文書にはどんなものがあるのか、などが気になる場合は、ぜひ以下のコラムをご覧ください。

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2.プレスリリースとして配信できるネタやテーマとは

プレスリリースとして配信できる内容は、代表的なものだけでも、新商品発売、イベントの開催告知や開催報告から実績報告や導入事例、社名変更、移転報告、人事異動、SDGs活動など多岐に渡ります。

しかしながら、プレスリリースを書くのもなかなか難しいものです。そこで、プレスリリースのネタ(テーマ)として初めての方でも書きやすいテーマを5つご紹介します。

1:新商品・新サービスに関するプレスリリース
商品のアピールポイントだけを全面に押し出したチラシ広告のような体裁や購入を促すような広告表現は、プレスリリースとしてはNGです。アピールポイントとともに、価格、発売日、販売場所などの商品概要を明記し、商品の特徴がひと目で分かるようにしましょう。

2:キャンペーンに関するプレスリリース
キャンペーンのプレスリリースでも広告的表現は不適切です。期間、申込方法、法人対象か個人対象なのかも必ず明記し、キャンペーン概要としてまとめて記載すると、メディアが記事にする際にまとめやすくなります。

3:イベント開催・出展に関するプレスリリース
イベント概要だけではなく、企業として「何のために」そのイベントに出展するのか、何の意義をもって商品・サービスを押し出しているのかを明確に記載すると良いでしょう。また、参加者の声やイベント当日の様子などを具体的に記載し、イベントの開催報告としても配信ができます。

4:実績報告のプレスリリース
企業の実績報告のプレスリリースは、具体的な数値を用いて実績を述べ、文末には今後の展望や見込み(事業計画等)を盛り込むことで、企業の成長度や将来性をアピールできます。

5:業務提携のプレスリリース
業務提携や各種契約に関するプレスリリースは、提携することによって提供可能になるメリットと経緯をわかりやすく記載することで、企業の方向性を明確に打ち出すことができます。また、複数企業が関わる配信となるため、プレスリリース原稿や配信時間なども提携先や関係各所に事前に確認することが重要です。

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その他、中小企業やスタートアップ企業向けのネタについては以下のコラムで紹介しています。
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プレスリリースのテンプレートを利用しよう

日々、メディアは何百通ものプレスリリースをメールで受け取っており、読むか読まないかを判断するのに数秒もかからないと言われています。

では、膨大な数のプレスリリースの中でメディアの目に留まり記事として掲載されるためには、どのような書き方が好ましいのでしょうか。しかし、いきなりプレスリリースを書くことは、難しいかもしれません。

そこで、プレスリリースの書き方の基本を押さえたテンプレート(雛形)を、目的別にまとめました。

テンプレート集では、配信するテーマごとに解説を交え、それぞれに例文を掲載しています。Wordデータとしてダウンロードも可能ですので、プレスリリース作成時の便利なツールとして、ぜひご活用ください。

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プレスリリースの配信方法

完成したプレスリリースはどのようにメディアに送ればよいのでしょうか。
代表的な配信方法を3つご紹介します。

  • 1.自社でメディアリストを作成してプレスリリースを配信
  • 2.プレスリリース配信サービスを利用する
  • 3.PR会社や広告代理店に委託する

最も費用をかけないやり方は、1の自社でメディアリストを作成し、メールやFAXで直接メディアの編集部窓口へプレスリリースを送付するという方法です。ただし、膨大なメディアリストの管理は想像以上に手間がかかるというデメリットがあります。

その場合は、2のプレスリリース配信サービスを利用する方法がおすすめです。
プレスリリース配信サービスが保有するメディアにプレスリリースを届けることができるため、メディアとの繋がりが無くても、すぐに広報活動を開始することができます。また、各社が提携している著名なWEB媒体にプレスリリースを掲載(転載)することができるというメリットもあります。
詳細は、ぜひ以下のコラムをご覧ください。

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プレスリリースを配信する最適なタイミングとは?

<過去の情報>最短即日で配信する

プレスリリースはネタ(情報価値)と同じくらい「鮮度」も重要。時間が経てば経つほど「古い情報」になってしまいます。この場合、とにかく(土日祝日や早朝・夜間を除いた時間帯で)一刻も早く配信することが重要です。

<未来の情報>“メディアの動き”から逆算して配信する

大前提として、夜間・土日祝日のプレスリリース配信は避けましょう。
さらに、記者が外出したり多忙だと思われる<夕方の時間帯><週末金曜日の午後><月曜日の朝9時>は避けたほうが良いとも言われています。

しかし、これらあくまでも一般論にすぎません。
厳密には、毎日生放送するニュース番組と週1で放映される収録番組とでは制作サイドの動きが違うように、最適な情報提供のタイミングはメディアごとに異なります。
まずは自社が露出を目標とする“メディアの動き”の把握に努め、そこから逆算して最適な配信のタイミングを決定することをおすすめします。

プレスリリース配信後の”よくあるトラブル“に備えよう

無事にプレスリリースを配信した後は、達成感で喜びもひとしおですね。
しかし、まだまだ気を抜いてはいけません。ここでは、プレスリリース配信後の”よくあるトラブル“をあらかじめ知り、しっかりと備えておくべき事例について解説します。

<トラブル1>配信後にプレスリリースのミスが発覚

配信後にプレスリリースのミスが発覚した場合は、すぐに「訂正プレスリリース」を配信しましょう。
「訂正プレスリリース」とは、誤って配信したプレスリリース情報の正誤を明らかにした上で、改めて正しいプレスリリース情報を記載したプレスリリースのことを言います。

企業の公式文書に誤りはあってはなりませんが、どんなに気を付けていても間違いが誰にでも起こりうるもの。大切なのは、ミスをした後の企業としての素早い対応と適切な行動です。誠意を持った対応ができるか否かが、その後のメディアとの信頼関係にも関わってきます。
いざという時に慌てないように、訂正プレスリリースの雛形や対応方法の行動手順をまとめておくのも良いでしょう。

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<トラブル2>配信後のメディア対応ができず掲載チャンスを失う

プレスリリースの配信後に、どんなことが起こる可能性があるのか想像したことはありますか?
まずは「メディア対応」ですね。
せっかく自社のプレスリリースが記者の目にとまっても、誤った対応方法をしてしまうと掲載チャンスを失うばかりではなく、その記者からの信頼も永遠に失ってしまいます。
以下のような想像力を働かせて、社内体制や対応方法をしっかり作っておきましょう。

  • メディアから「高解像度の画像素材の提供依頼があるかもしれない
    • →あらかじめ提供データを用意しておこう
  • プレスリリース内容について具体的な問い合わせがあるかもしれない
    • →担当者の不在時でも対応できる人員を用意しておこう

ドリームニュースのコラムでは、実際に起こったプレスリリース配信後の残念な対応例を紹介しているので、ぜひ確認してみてください。

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プレスリリース配信を通してメディアとの信頼関係を築こう

企業によっては、場当たり的にプレスリリースを数回配信してみたもののメディアからの反応がないとの理由で、広報活動そのものを諦めてしまったという事例がいくつもあります。

いうまでもなく、広報活動には「メディア・リレーション」が必須です。
メディア・リレーション(Media Relation[s])とは、広報やPR活動を行うために欠かせない存在であるメディア(テレビ、新聞、雑誌、WEB など)との良好な関係(=リレーション)を構築するための活動を意味します。

とはいえ、記者と良好な信頼関係を築くことは一朝一夕にはできません。
プレスリリース配信はあくまでも広報手段のひとつにすぎませんが、特定の媒体や記者とのパイプをゼロから構築したい企業にとっては、今もなお極めてベーシックかつ重要なツールです。
だからこそ、計画性をもってニュースバリュー(情報価値)の高いプレスリリースの配信を積み重ねていく行動力が大切です。

そのために、まずは広報活動の年間計画をしっかり立てることから始めましょう。
その上で、改めて客観的に自社の強みや特長を洗い出し、積極的にプレスリリースとして配信できるネタの幅を広げてみてください。

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まとめ

いかがでしたか。
プレスリリースの書き方の基本を押さえたうえで、自社の特色を出せるようなプレスリリースを書けるようになると、よりメディアの目に留まり取材への第一歩となるのではないでしょうか。

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プレスリリースマガジン編集部 by ドリームニュース
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